第一章 总则
第一条  为做好学生档案管理工作，规范学生档案管理，充分发挥学生档案在学生管理中的作用，根据教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合重庆公共运输职业学院（以下简称“学校”）实际，特制定本办法。
第二条  学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德智体美劳及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校培养、教育学生过程中形成的档案资料。具体包括学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、查询、移交、转递等。
第三条  学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行学校统一归口管理、二级学院和相关职能部门密切配合的管理制度。
学校学生处归口管理全日制普通高等学校在籍学生的档案，负责落实国家和学校档案管理规定，建立学生档案管理规范，检查、指导全校学生档案的管理工作，负责学生档案的日常保管、查询和转递等；各二级学院按照学校规定对本院在校学生档案进行收集、整理、补充、完善、归（建）档、审查、移交等日常管理；学校相关部门根据工作职责，协助做好学生档案材料的收集、整理、归档、转递等工作。
第四条 学生档案种类多，流动性强，利用率高，工作量大。为加强管理，各二级学院由分管学生工作领导负责学生档案工作，并明确由带班辅导员等工作人员负责具体管理工作。学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。
第二章 学生档案管理职责分工及工作流程
第五条 教务处、招生就业处等有关单位应及时向各二级学院提供全日制普通高等学校学生名单、学生学籍变动信息、毕业生派遣与档案留存保管信息以及需转递的学生档案名单、去向、接收人和联系方式等材料。
第六条 党委组织部、党委学生工作部（学生处）、教务处和团委等有关单位应及时向各二级学院移交在学生培养、管理过程中产生的学生档案的材料，并办理移交手续。
第七条 二级学院档案管理工作职责
（一）招生就业处收到邮寄的新生档案，应在开学报到完成后按二级学院分类移交相关档案，并办理移交手续。同时做好未报到学生的退档工作，并办理移交手续。
（二）新生入学注册后，二级学院应及时阅档并在规定期限内收齐新生档案。收到新生档案后，应及时检查审核档案材料，逐件核对学生档案封面目录与卷内文件材料是否一致，发现档案材料不齐全的，应及时向该生源所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。
（三）新生档案收齐后，二级学院将学生档案按学生学号顺序排列，由二级学院分管学生工作领导审核后按班级打包移交到学生处，并办理移交手续。
（四）在学生培养过程中，二级学院负责每学期收集、整理相关部门移交的应计入学生档案的材料，由二级学院分管学生工作领导审核后，在学生档案室完成档案装袋和移交工作，完成后办理移交手续。
（五）学生毕业前，二级学院在学生处指导下，将本学院全部毕业生档案进行核实审查整理组档，将符合毕业资格学生的所有材料收齐，经核对和鉴别后，装入毕业生档案袋，并在档案袋目录上标注，所有毕业生档案整理完毕后，由各二级学院组织检查并密封、邮寄。各二级学院对档案的正确性和完整性负责，不得擅自变动存档文件，并对缺档、销档产生的后果承担责任。学生处对毕业生档案组档情况、密封情况进行随即抽查。
（六）对退学的学生或办理休学后已经达到在校学习最长年限未复学者，二级学院每学期进行清理并到学生档案室领取已经归档材料，按相关规定退回相关生源地。
（七）不能按时毕业学生的档案，按照毕业学生档案组档要求完成装袋后移交学生处保管。
（八）学校需永久留档相关学生档案材料按学校相关规定执行。
第八条 学生处工作职责
（一） 学生处配备专职人员负责学生档案管理工作。
（二）制定和完善学生档案管理规章制度与规范，布置、检查、指导、总结全校学生档案的管理工作。
（三）办理学生档案因学籍异动产生的档案调整工作。
（四）处理因在校期间发生出国不归、失踪、逃亡、死亡等异常学生档案。
（五）处理毕业生档案邮寄网上查询工作。
（六）对二级学院毕业生档案管理工作监督。
（七）对新生入校档案核查情况进行监督，并对新生档案入藏进行清点、归类、整理、存储。
（八）负责全校在学生管理信息系统中在籍学生电子档案材料采集、归类、整理方案制定。
（九）负责休学未达到在校学习最长年限学生档案的保管工作。
（十）办理在校学生档案查阅、借阅事宜；
（十一）办理在校学生档案材料复制工作；
（十二）负责全校学生档案转递和保管工作。
（十三）做好学生档案的安全、保密、保管工作。
（十四）负责学生档案回执的催讨、保管、查询工作。
第三章 学生档案材料归档范围及分类
第九条 归档的学生档案，必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。毕业时学生档案一般应包含以下材料：
（一）入学材料：招收入学的档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表及其他入学材料；
（二）学习材料：学生在校期间人才培养方案规定的所有课程学习成绩单；
（三）学籍材料：学籍信息登记表；新生入学后各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、转专业、保留入学资格、复学等变更材料；
（四）鉴定材料：学生职业素质教育成绩鉴定表等材料；
（五）毕业材料：高校毕业生登记表、毕业生《报到证》等材料；
（六）奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得各种荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表（汇总表）及其他获奖评审证明材料；
（七）处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料；
（八）组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设方面形成的其他材料；
（九）健康材料：入学体检表等材料；
（十）其他档案材料、学生入学前的相关工作材料、应征入伍等材料。
第四章 学生档案收集与管理
第十条 各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。
归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。
归档材料应书写规范，签字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
第十一条 各二级学院学生档案管理人员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。不属于归档范围的材料，经过鉴别，可视情况分别处理。凡不应归档的，退还材料来源单位处理。
第十二条 休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十三条 留级学生的档案，每学期按教务处学籍异动将其档案转到所留班级并上名册，将原在班级的名字注销并说明原因。
第十四条 退学学生的档案，按有关规定将其档案转给当地有关就业主管部门保管。
第十五条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校档案馆保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管。
第十六条 对在校期间发生出国不归、失踪、逃亡、死亡的学生档案按国家档案相关办法处理。
第十七条 对毕业离校时未落实工作单位的毕业生，本人要求将档案保留在学校的，由本人提出申请，所在学院领导签字，学生处、招生就业处同意后，方可保留两年。
第五章 学生档案的利用
第十八条 因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：
（一）学校职能部门、二级学院（仅限本学院学生）、辅导员（仅限所带班级范围）、校外单位（携带单位出具的介绍信）需填写档案借（查）阅登记表，经过相关领导审批，学生档案管理人员方可办理查阅、借阅学生档案；其他人员未经批准，不得借阅学生档案。
对因工作原因学院复制学生档案中相关材料的学填写档案复制申请表，并经相关领导审批后方可办理相关复制工作，复制后材料加盖学生处公章，复制后相关复制版本的相关保密工作由复制申请人负责。
（二）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理； 
（三）学生个人不能查阅本人的档案材料。
第六章 学生档案的移交
第十九条 在学生培养、管理过程中逐渐形成的学生档案材料，各有关单位在向各二级学院移交时，必须履行规范的移交清单，一式两份，交接双方各执一份，移交清单内容涵盖：序号、文件名 称、份数、形成时间、备注、移交人、接收人、移交日期、移交单位盖章等。
第二十条 各二级学院在向学生处移交时，遵照有关档案移交的规定，形成档案移交目录，移交目录格式由学生处提供，签署完毕后，移交给学生处。
毕业档案移交相关邮寄部门后，由二级学院将邮寄清单、归档、组档情况经办人签字的复印件提交学生处备查。
第七章 学生档案的转递
第二十一条　根据国家档案管理的有关规定，学生档案本人不得自带，学生处通过邮政或国家机要邮寄的方式在学生报到日期之前将档案转递到接收单位。
第二十二条　学生处按招生就业处派发的《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》（或报到证）上的单位进行每位毕业生的档案转递。报到证上的单位分为三种情况：
（一）用人单位：若用人单位有人事管理权限的，如国家机关、国有企事业单位，并同意接收毕业生档案。招生就业指导处会按照协议将报到单位填写为用人单位。学生处会把档案寄至用人单位人力资源部门；
（二）原籍所在地的人力资源与社会保障局：若用人单位不能接收毕业生档案，如非国有企事业单位、民营机构等，招生就业指导处会把学生派遣至原籍（一般至县/市）所在地人力资源与社会保障局，学生处会把档案寄至其分管的人才交流中心档案管理部门；
（三）指定的人力资源与社会保障局：若用人单位或毕业生本人有特别说明，并提供相关书面证明，招生就业指导处会把学生派遣至指定的人力资源与社会保障局。学生处会把档案转递至指定的人才交流中心或单位。
第二十三条　毕业生在毕业离校前需领取报到证，并确定报到证上的每一项信息完整、准确。如需更改档案邮寄地址，需先至招生就业处办理改派手续，再凭新的报到证办理档案转递事宜。
第二十四条　学生档案因内容不齐全等原因导致档案滞留学校的，转出前需先补齐档案。
第二十五条　学生档案因学生在填报就业相关数据导致的邮寄地址填写不清楚或错误等原因导致档案滞留、错寄的，责任由学生自己承担。由相关工作人员装袋、邮寄过程中产生的滞留、错寄的，责任由相关责任人承担，学校按相关规定、合同追究相关责任人。
第二十六条　毕业生因未按时取得毕业证（成绩不合格）导致档案滞留的，在取得毕业证（成绩合格）后需尽快办理档案转出手续。
第八章 附则
第二十七条 本办法已经学校2021年第10次办公会审议通过，自印发之日起执行，由学生处负责解释。其他有关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。